Commencer par l’usage, pas seulement par la surface
Un repas assis, un cocktail et une exposition n’occupent pas l’espace de la même façon. Indiquez le nombre de participants, le format et les zones souhaitées : accueil, scène, restauration, circulation ou stockage. Si vous ne connaissez pas la surface, précisez simplement ces usages ; le dimensionnement sera étudié.
Préciser les dates de toute l’opération
La période comprend l’événement, mais aussi la livraison, le montage et le démontage. Donnez vos dates et les plages d’accès autorisées. Signalez les contraintes sonores, les horaires imposés par le lieu et les autres intervenants présents.
Décrire le terrain et ses accès
Une photo d’ensemble et une photo du sol sont souvent utiles. Précisez s’il s’agit de béton, de gazon, de terre ou d’une autre surface, et si un ancrage dans le sol est autorisé. L’accès des camions, les pentes et les obstacles influencent l’organisation. Le mode de fixation doit être validé techniquement.
Rassembler les équipements dans le même brief
Détaillez les quantités de tables et de chaises, le plancher, l’éclairage, la sonorisation et les besoins de climatisation ou de chauffage. Ajoutez les contraintes d’électricité et les autorisations à vérifier. Ces éléments permettent une proposition plus cohérente ; ils ne constituent pas une confirmation de disponibilité.
Transmettre un brief clair à MH2C
Le formulaire événementiel regroupe ces informations et accepte un plan ou des photos. Vous recevez une référence de dossier après enregistrement. La faisabilité, l’implantation, les équipements et le prix sont ensuite confirmés dans la proposition.
