البدء بنوع الفعالية
تختلف احتياجات المساحة بين وجبة جلوس وحفل استقبال ومعرض. حددوا عدد المشاركين والفضاءات المطلوبة للاستقبال والمنصة والإطعام والمرور والتخزين. إذا كانت المساحة مجهولة، يكفي وصف الاستخدامات لدراسة الأبعاد.
تحديد الجدول الكامل
يشمل الجدول التسليم والتركيب والتفكيك إلى جانب الفعالية. وضحوا أوقات الولوج المسموحة والقيود المتعلقة بالضوضاء وتواجد المتدخلين الآخرين.
وصف الأرض والولوج
أرسلوا صورة عامة وصورة لطبيعة الأرض. حددوا إن كانت خرسانة أو عشباً أو تراباً أو غير ذلك، وهل يُسمح بالتثبيت في الأرض. يؤثر ولوج الشاحنات والمنحدرات والعوائق على التنظيم، ويحتاج نظام التثبيت إلى اعتماد تقني.
جمع التجهيزات في الطلب نفسه
حددوا كميات الطاولات والكراسي والأرضيات والإضاءة والصوت والتكييف أو التدفئة. أضيفوا قيود الكهرباء والتراخيص التي يلزم التحقق منها. تساعد هذه البيانات على إعداد عرض متناسق دون أن تؤكد التوفر مسبقاً.
إرسال الطلب إلى MH2C
يجمع نموذج الفعاليات هذه المعلومات ويسمح بإرفاق مخطط أو صور. يصدر رقم مرجعي بعد التسجيل، ثم تُؤكد الجدوى والتهيئة والتجهيزات والسعر ضمن العرض.
